地区（自治会）総会の書面表決について
地区（自治会）の総会において、新型コロナウイルス感染症の感染拡大により従来どおりの開催が難しい場合に、多くの方が集まらずに行う方法として「書面表決」があります。「書面表決」とは、やむを得ない事情で総会に出席できない場合、書面をもって表決権を行使する方法です。（総会を開催しないのではなく書面での参加を求める、という考え方です。）
各地区の状況に応じて開催の方法をご検討いただき、書面表決を実施される場合は、以下を参考にしてください。
書面表決の手順
① 「総会開催のお知らせ」、「議案書」、「書面表決書」を会員に配布する。
② 会員から「書面表決書」を提出してもらう。
③ 参集可能な人数で総会を開催し、提出された書面表決書を役員などで集計する。
④ 「議事録」を作成する。(認可地縁団体は、必ず作成すること。)
⑤ 「総会報告書」を作成し、回覧などで会員に結果を報告する。
書面表決の様式例
地区（自治会）の実態に合わせ、必要に応じて修正のうえご使用ください。
◇総会開催のお知らせ
◇書面表決書（個人単位で表決権を行使する場合（認可地縁団体））
書面表決書（個人単位で表決権を行使する場合（認可地縁団体））の記入例
書面表決書（世帯単位で表決権を行使する場合）
◇議事録
議事録の記入例
◇総会報告書
注意事項
認可地縁団体の総会での表決権は「世帯単位」ではなく「個人単位」です。世帯全員分の意見が記入された書面表決書が必要となりますのでご注意ください。（地区（自治会）の規約にそって議決ください。）
また、認可地縁団体の代表の交代や規約の変更を総会に諮った場合は、変更届出書などの必要書類に議事録を添えて市に提出いただく必要があります。（２～３月に市から各認可地縁団体に提出依頼通知をお送りします。）
最終更新日：令和５年１月２０日