地区(自治会)総会の書面議決について

 地区(自治会)の総会については、新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐ観点から参集することが難しい場合は、従来の集会方式ではなく、書面議決でも行うことができます。書面議決での対応をご検討される場合は、以下を参考にしてください。

書面議決の手順
① 「総会開催(書面議決)のお知らせ」、「議案書」、「書面議決書」を地区員に配布する。
② 地区員から「書面議決書」を提出してもらう。
③ 提出された書面議決書を、役員などで集計する。
④ 必要な地区(自治会)のみ「議事録」を作成する。
⑤ 「書面議決結果」を作成し、回覧などで地区員に結果を報告する。

書面議決の様式例
 地区(自治会)の実情に合わせ、必要に応じて修正のうえご使用ください。
◇総会開催(書面議決)のお知らせ
◇議案書の表紙
◇書面議決書(個人単位で議決権を行使する場合(認可地縁団体))
 書面議決書(個人単位で議決権を行使する場合(認可地縁団体))の記入例
 書面議決書(世帯単位で議決権を行使する場合)
◇議事録
 議事録の記入例
◇書面議決結果

注意事項
 認可地縁団体が行う議決については、地区員の表決権は「世帯単位」ではなく「個人単位」です。世帯全員分の意見が記入された書面議決書が必要となりますのでご注意ください。(地区(自治会)の規約の内容に則した議決が必要です。)
 また、認可地縁団体の代表の交代や規約の変更を総会に諮った場合は、変更届出書などの必要書類に議事録を添えて市に提出いただく必要があります。(2~3月に市から各認可地縁団体に提出依頼通知をお送りします。)